Politique de confidentialité de TRACEOCAD

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION ET OPPOSABILITE

Le présent document complète les conditions générales et particulières de tout contrat conclu entre d’une part la société TRACEOCAD, immatriculée au RCS d’Aix en Provence sous le numéro 528 939 630 et dont le siège social est situé 1544 Chemin de la Rose, prise en la personne de son Président en exercice et d’autre part, toute personne morale ou physique ayant recours aux services de la société TRACEOCAD (ci-après « le Client »).
En signant ce document, le Client reconnaît avoir pris intégralement connaissance de la présente Politique de Confidentialité et l’accepter sans réserve.
Le Client reconnaît également que cette Politique est en lien avec les conditions générales de la société TRACEOCAD qui lui ont été communiquées lors de la commande des Services et qu’il accepte sans réserve.

ARTICLE 2 – OBJET

La présente Politique de Confidentialité a pour objet d’informer le Client sur les traitements de données à caractère personnel effectués par TRACEOCAD dans le cadre de la fourniture des Services.

ARTICLE 3 – DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES PAR TRACEOCAD

Dans le cadre de son activité, TRACEOCAD est amenée à collecter des données personnelles dans le cadre de :
– la gestion de la relation client ;
– la gestion des prospects ;
– la gestion des fournisseurs ;
– la fourniture et maintenance de logiciels ;
– la lutte contre la fraude et l’amélioration continue des outils fournis ;
– la gestion du formulaire de contact attaché au site internet ;
– la gestion et l’envoi de newsletter.
La description détaillée de ces traitements figure aux articles 3.1 à 3.8.
Pour ces traitements, le responsable de traitement est la société TRACEOCAD dont les coordonnées figurent à l’article 1.
Les personnes concernées peuvent demander à TRACEOCAD l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données, dans les conditions et les limites prévues par la règlementation en vigueur. Elles peuvent également fournir des directives quant à l’utilisation de leurs données personnelles après leur mort.
Pour exercer ces droits, les personnes doivent contacter Mme Mélinda Charbonnel à l’adresse m.charbonnel@traceocad.fr. Toute demande d’exercice des droits mentionnés ci-dessus devra être accompagnée d’un justificatif d’identité de la personne concernée. Elle sera traitée dans un délai d’un mois à compter de la réception du justificatif d’identité. En cas de circonstances particulières tenant à la complexité de la demande ou à un grand nombre de demandes à traiter, le délai de réponse pourra être prolongé de deux mois supplémentaires.
Les personnes concernées ont également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne.

3.1. La gestion de la relation client

Le traitement a pour finalité la gestion de la relation avec le Client. Les données sont utilisées pour l’établissement et le suivi des contrats, la comptabilité, la facturation, le recouvrement et l’envoi d’informations commerciales.
La base juridique du traitement est la nécessité d’exécuter le contrat conclu entre TRACEOCAD et le Client.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel et éventuellement personnel si le Client souhaite le communiquer, adresse email professionnelle et éventuellement personnelle si le Client souhaite la communiquer, RIB.
Les catégories de personnes concernées sont le(s) dirigeant(s) si le Client est une personne morale, le Client si celui-ci est une personne physique, et de façon ponctuelle, le(s) préposé(s) du Client servant d’interlocuteur(s) à TRACEOCAD dans le cadre de l’exécution du contrat.
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée d’un délai de cinq ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : le personnel habilité de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit au Client que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère contractuel. A défaut de fournir les informations, le Client ne pourra pas contracter avec TRACEOCAD.

3.2. La gestion des prospects

Le traitement a pour finalité la prospection commerciale. Les données sont utilisées pour contacter des prospects en vue de leur proposer les services de TRACEOCAD.
La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de TRACEOCAD tenant au développement de son activité commerciale.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone, adresse email.
Les catégories de personnes concernées sont les prospects de TRACEOCAD.
Les données sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact avec la personne concernée.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : les membres habilités du personnel de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.

3.3. La gestion des fournisseurs

Le traitement a pour finalité la gestion des relations avec les fournisseurs de TRACEOCAD. Les données sont utilisées pour l’établissement et/ou le suivi des contrats ainsi que le règlement des factures.
La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de TRACEOCAD tenant à l’exercice normal de son activité commerciale.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone, adresse email, RIB.
Les catégories de personnes concernées sont les fournisseurs de TRACEOCAD.
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée du délai de prescription de 5 ans.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : les membres habilités du personnel de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.

3.5. Fourniture et maintenance de logiciel

Le traitement a pour finalité l’utilisation des logiciels pour lesquels TRACEOCAD consent des licences d’utilisation. Les données sont utilisées pour permettre aux utilisateurs d’utiliser les logiciels conformément à leur destination ainsi que pour permettre les opérations de maintenance correctives et évolutives.
La base juridique du traitement est la nécessité d’exécuter le contrat de licence conclu entre TRACEOCAD et le Client ainsi que l’intérêt légitime tenant à la sécurisation des données transmises par les utilisateurs via le logiciel.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : adresse IP, logs de connexion permettant de connaître la durée de connexion et les applications ouvertes.
Les catégories de personnes concernées sont tous les utilisateurs des logiciels distribués par TRACEOCAD.
Les données sont conservées pendant toute la durée du contrat de licence augmentée du délai de prescription de 5 ans (à l’exception des logs de connexion qui sont conservés pendant une durée d’un an à compter de la connexion considérée).
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : les membres habilités du personnel de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit au Client que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère contractuel. A défaut de fournir les informations, le Client ne pourra pas utiliser le logiciel TRACEOCAD.

3.6 Lutte contre la fraude et l’amélioration continue des outils fournis

Le traitement a pour finalité la lutte contre le piratage des logiciels et l’établissement de statistiques dans le but d’améliorer les fonctionnalités de celui-ci.
La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de TRACEOCAD à améliorer ses outils et à prévenir ou faire cesser toute utilisation frauduleuse de ces derniers.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : adresse IP, nom d’utilisateur, adresse mail, type de système d’exploitation, type de plateforme CAD, commandes utilisées.
Les catégories de personnes concernées sont tous les utilisateurs des logiciels distribués par TRACEOCAD, autorisés ou non.
Les données sont conservées pendant toute la durée du contrat de licence augmentée du délai de prescription de 5 ans.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : les membres habilités du personnel de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit au Client que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère contractuel. A défaut de fournir les informations, le Client ne pourra pas utiliser le logiciel TRACEOCAD.

3.7 La gestion du formulaire de contact attaché au site internet

Le traitement a pour finalité de répondre aux demandes exprimées via le formulaire de contact des sites https://www.autofluid.fr/ et https://www.traceocad.fr/.
Pour autofluid.fr
https://www.autofluid.fr/reservez-une-demo
https://www.autofluid.fr/hotline
https://www.autofluid.fr/contactez-nous
https://www.autofluid.fr/en/reservez-une-demo
https://www.autofluid.fr/en/hotline
https://www.autofluid.fr/en/contactez-nous

Pour traceocad.fr
https://www.traceocad.fr/contact/
https://www.traceocad.fr/en/contact/

La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de TRACEOCAD à répondre à ses demandes ainsi que le consentement que le Client exprime en utilisant le formulaire concerné.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse email, adresse postale, téléphone.
Les catégories de personnes concernées sont les personnes faisant usage des formulaires de contact.
Les données sont conservées pendant la durée adéquate, en fonction de l’émetteur du message (clients, prospects, candidat au recrutement).
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : les membres habilités du personnel de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit au Client que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère nécessaire. A défaut de fournir les informations, la personne concernée ne pourra pas être recontactée par TRACEOCAD.

3.8 La gestion et l’envoi de newsletter

Le traitement a pour finalité d’envoyer aux personnes inscrites à la newsletter des informations sur TRACEOCAD, ses offres de services ou toute autre information pertinente (conseils, commentaire d’actualité etc). Le traitement consiste également en la gestion des abonnements à la newsletter et l’élaboration de newsletters.
La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de TRACEOCAD à fournir de tels informations à ses Clients ainsi que le consentement de ces derniers lors de leur inscription à la newsletter.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse email.
Les catégories de personnes concernées sont les personnes s’étant inscrites.
Les données sont conservées pendant la durée de l’abonnement de l’inscription et ce jusqu’à la désinscription des listes de diffusion.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont : les membres habilités du personnel de TRACEOCAD, les sous-traitants de TRACEOCAD dont la liste peut être fournie sur simple demande.
TRACEOCAD garantit au Client que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la règlementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère nécessaire. A défaut de fournir les informations, la personne concernée ne pourra pas recevoir la newsletter de TRACEOCAD.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES TRAITEMENTS

4.1. Transfert de données personnelles

En signant la présente Politique de Confidentialité, le Client autorise expressément que les destinataires mentionnés pour chaque finalité ci-dessus aient accès aux données personnelles pour la finalité correspondante.
Les données personnelles transmises à TRACEOCAD peuvent être transférées à un prestataire hors de l’Union européenne.
Dans ce cadre, TRACEOCAD s’assure que des mesures appropriées ont été mises en place afin que les données personnelles des utilisateurs bénéficient d’un niveau de protection adéquat. TRACEOCAD a également encadré sa relation avec son prestataire à ce titre, par le biais de clauses contractuelles types.
Les données personnelles collectées par TRACEOCAD ne sont en aucun cas commercialisées auprès de tiers sans l’autorisation expresse et préalable des personnes concernées.

4.2. Sécurité des données

TRACEOCAD a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à leur nature et par rapport à la finalité des traitements.
En particulier, TRACEOCAD :
– Soumet son personnel à une obligation de confidentialité ;
– Sensibilise les personnes manipulant les données et a rédigé une charte informatique ayant force contraignante ;
– Trace les accès ;
– Sécurise les postes de travail (procédure de verrouillage automatique de session, antivirus mis à jour, firewall) ;
– Sécurise les serveurs (limitation de l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées, installation sans délai des mises à jour critiques, disponibilité des données assurée) ;
– Sécurise les sites web ;
– Sauvegardes régulières d’activité ;
– Encadre la maintenance et la destruction des données (effacement des données de tout matériel avant sa mise au rebut) ;
– Gère la sous-traitance (clauses spécifiques dans les contrats des sous-traitants, conditions de restitution et de destruction des données, effectivité des garanties prévues assurée) ;
– Protège les locaux (restriction d’accès aux locaux au moyen de portes verrouillées) ;
Il est toutefois rappelé au Client que l’obligation de sécurisation trouve sa limite dans l’état de la technique et qu’elle n’est qu’une obligation de moyens, TRACEOCAD ne pouvant garantir à 100 % l’absence d’atteintes aux données stockées.

5. MODIFICATION DE LA PRESENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

TRACEOCAD se réserve la possibilité de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. En cas de modification, la nouvelle version sera envoyée par email au Client pour signature.